Pour faciliter le processus de planification d’une Activité du GDLN, les clients, Affiliés et Coordinateurs de Services du GDLN utilisent le Système de Gestion des Activités (GEM), un outil en ligne permettant de suivre, de modifier et de gérer une Activité tout au long du processus d’organisation et de planification.
Avant d’organiser leur première activité, les clients doivent ouvrir un compte GEM. Ceci leur permet de créer et de gérer les informations relatives à une Activité particulière. Ils définissent ainsi le contenu, la méthode, le public cible, les sites cibles et le calendrier de l’Activité envisagée. Un Coordinateur de services est désigné pour chaque Activité ; il travaille avec le client à la révision et la finalisation des détails d’une Activité. Il s’agit également de déterminer si les Affiliés correspondants sont disponibles pour la durée envisagée de l’Activité en question. Le Coordinateur de Services soumet ensuite une proposition d’Activité aux différents Affiliés pour leur permettre de l’examiner et d’indiquer s’ils sont intéressés ou non. Les Affiliés confirment leur participation/non-participation par le biais du Système de gestion des activités et demandent au besoin des clarifications ou des informations complémentaires. Ils peuvent refuser de participer à une Activité si leurs installations sont déjà réservées ou si l’Activité envisagée ne reflète pas la demande et les besoins locaux.
Au terme des négociations, toutes les parties doivent signer un Accord d’Activité, qui fixe, pour toutes les parties impliquées, les rôles, les responsabilités, ainsi que les arrangements financiers propres à l’Activité. Une fois cet Accord signé, le Coordinateur de Services finalise la réservation des installations des Affiliés.
Toute transaction financière liée à l’Activité a lieu suivant les termes de l’Accord d’Activité. Le Comptable GDLN travaille avec chaque client afin de s’assurer que toutes les transactions financières sont exécutées dans les délais.
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